Nowe rozporządzenie w sprawie prowadzenia PKPiR (od 2026 r.)

Opublikowano [data] przez

Nowe rozporządzenie dotyczące PKPiR, obowiązujące od 1 stycznia 2026 r., wprowadza istotne zmiany w sposobie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

1. Forma prowadzenia księgi

  • Podstawową formą prowadzenia PKPiR będzie forma elektroniczna (program komputerowy).

  • Możliwe będzie prowadzenie księgi ręcznie, ale:

    • musi być zszyta (zbroszurowana),

    • karty muszą być kolejno ponumerowane.

2. Zmiany względem starego rozporządzenia z 23.12.2019 r.

a) Likwidacja uproszczonej księgi dla rolników

  • Rolnicy prowadzący działalność gospodarczą i osiągający do 10 000 zł przychodu utracą prawo do uproszczonej PKPiR.

  • Będą musieli prowadzić księgę na zasadach ogólnych.

b) Zmiany w definicjach

  • Usunięto z rozporządzenia definicje pojęć, które i tak są zdefiniowane w ustawie o PIT (np. „przychód”, „środki trwałe”).

  • Usunięto definicję:

    • biura rachunkowego,

    • przedsiębiorstwa wielozakładowego.

  • Dodano odniesienie do dwóch ustaw:

    • ustawy o PIT,

    • ustawy o VAT.

c) Rezygnacja z niektórych preferencji

  • Usunięto możliwość zwolnienia z wybranych obowiązków PKPiR w wyjątkowych sytuacjach (choć wcześniej przyznane zwolnienia nadal obowiązują – przepis przejściowy).

d) Zmiany dotyczące ewidencji sprzedaży VAT

  • Usunięto możliwość korzystania z ewidencji sprzedaży VAT jako podstawy do PKPiR.

  • Wynika to z przejścia na struktury JPK_PKPiR.

e) Brak regulacji dot. miejsca przechowywania księgi

  • Nowe rozporządzenie nie określa już:

    • gdzie księga ma być przechowywana,

    • gdzie mają być przechowywane dowody księgowe.

f) Likwidacja obowiązków dla firm wielozakładowych

  • Nie ma już obowiązku:

    • prowadzenia osobnych ksiąg dla każdego zakładu,

    • sporządzania dowodów przesunięć między zakładami.

g) Zmiana w dokumentowaniu sprzedaży i podstaw zapisów

  • Likwidacja dziennych zestawień faktur jako dowodów księgowych.

  • Każda faktura musi być wpisywana osobno do księgi.

  • Nie można też tworzyć zestawienia sprzedaży na podstawie ewidencji VAT.

  • Powód: integracja z JPK_PKPiR.

h) Paragony bez NIP nie mogą być dowodem zakupu

  • Zakupów materiałów i środków czystości nie można już dokumentować paragonem bez NIP.

  • Zakupy pomocnicze także nie mogą być dokumentowane dowodem wewnętrznym.

  • Trzeba wystawić fakturę uproszczoną (paragon z NIP).

  • Bez zmian pozostają zasady dokumentowania paliwa za granicą (paragon lub dowód kasowy).

i) Nowe terminy wpisów do księgi

  • Przychody: wpis do 20. dnia miesiąca po miesiącu uzyskania.

  • Zakup towarów i materiałów oraz pozostałe wydatki – zgodnie z zasadami kosztów uzyskania przychodu z ustawy o PIT.

j) Ewidencja sprzedaży – nowa nazwa i zasady

  • Nowa nazwa: „zestawienie sprzedaży (ewidencja sprzedaży)”.

  • Jeżeli sprzedaż nie jest udokumentowana fakturą lub raportem fiskalnym:

    • trzeba wystawić dowód wewnętrzny na koniec dnia lub

    • prowadzić zestawienie sprzedaży.

  • Wpisy w zestawieniu wykonuje się raz dziennie po zakończeniu sprzedaży.

  • Zwolnieni z tego są podatnicy korzystający z kas fiskalnych.

k) Spis z natury

  • Nie musi być podpisywany przez osoby sporządzające.

  • Podpis składa tylko:

    • właściciel,

    • lub wspólnicy.

  • Do księgi wpisuje się tylko wartość spisu, nie cały dokument.

l) Rezygnacja z przepisów dot. warunków księgi elektronicznej

  • Stare rozporządzenie zawierało techniczne wymogi dla PKPiR elektronicznej (np. jak ma być zabezpieczona).

  • Te przepisy zostały usunięte.

m) Zasady dotyczące faktur do sprzedaży zarejestrowanej w kasie

  • Nadal nie wpisuje się do księgi faktur dokumentujących sprzedaż ujętą wcześniej w kasie.

  • Usunięto jednak regulacje dotyczące przechowywania paragonu wraz z fakturą (bo są w przepisach VAT).

n) Zmiana zasad korekt raportów fiskalnych

  • Do tej pory korekty wpisywano na odwrocie raportu fiskalnego.

  • Teraz korekta musi być wykonana na podstawie dowodu wewnętrznego.

o) Nowe kolumny w PKPiR

Dodano:

  • Kolumnę nr 3: numer faktury z KSeF,

  • Kolumnę nr 5: identyfikator podatkowy kontrahenta (NIP).

Obowiązek NIP nie dotyczy przychodów dokumentowanych: