Nowe rozporządzenie z 30 września 2025 r. nakłada na podatników prowadzących księgi rachunkowe obowiązek uzupełniania ich o dodatkowe dane. Celem zmian jest pełna integracja ksiąg z raportowaniem JPK oraz powiązanie danych z systemem KSeF.
1. Jakie nowe dane muszą znaleźć się w księgach rachunkowych?
a) NIP kontrahenta
Podaje się go przy każdym zdarzeniu gospodarczym — jeśli kontrahent posiada nadany NIP.
b) Numer faktury w KSeF
Dotyczy wyłącznie faktur:
-
wystawionych przez podatnika,
-
które zostały wystawione przy użyciu KSeF.
c) Znaczniki kont księgowych
Konta księgowe muszą być oznaczane specjalnymi znacznikami identyfikującymi — zgodnie ze słownikiem dołączonym do rozporządzenia.
d) Dane dotyczące środków trwałych i WNiP
Dla każdego środka trwałego/WNiP trzeba wykazać dane dotyczące:
-
nabycia,
-
wytworzenia,
-
przyjęcia do używania,
-
wykreślenia z ewidencji.
e) Różnice między wynikiem finansowym a podatkowym
Księgi muszą wykazywać różnice między:
-
wynikiem finansowym według ustawy o rachunkowości, a
-
dochodem/stratą podatkową wg ustawy o PIT.
Różnice te mają być wykazywane zgodnie z podziałem określonym w strukturach JPK_KR.
2. Zasady wykazywania danych
a) Dane dotyczące zdarzeń (NIP, KSeF)
Wykazuje się je dla każdego pojedynczego zapisu w księgach.
b) Dane dotyczące środków trwałych
Wykazuje się je oddzielnie dla każdego środka trwałego i każdej wartości niematerialnej i prawnej w ewidencji.
3. Nowe dane w ewidencji środków trwałych i WNiP
Ewidencję trzeba uzupełnić o dodatkowe informacje związane z każdym zdarzeniem dotyczącym majątku:
Obowiązkowe dodatkowe dane:
-
Numer faktury z KSeF — ale tylko przy zbyciu środka trwałego/WNiP.
-
Numer dokumentu, na podstawie którego:
-
przyjęto środek trwały do używania, lub
-
wykreślono go z ewidencji.
-
-
Rodzaj dokumentu potwierdzającego nabycie/wytworzenie (np. faktura, umowa, dowód wewnętrzny).
-
Daty:
-
nabycia,
-
wytworzenia,
-
przyjęcia do używania,
-
wykreślenia z ewidencji.
-
-
Numer inwentarzowy nadany przez jednostkę.
Uwaga – bardzo ważne:
Dodatkowe dane (pkt b–e powyżej) nie muszą być uzupełniane dla środków trwałych wprowadzonych do ewidencji przed 1 stycznia 2026 r.
Wyjątek:
-
Numer faktury KSeF przy sprzedaży – zawsze musi zostać wykazany, bo dotyczy zdarzeń bieżących.
4. Wykazywanie różnic pomiędzy wynikiem finansowym a dochodem podatkowym
Księgi muszą zawierać szczegółowy podział różnic wg struktur JPK_KR:
Różnice w przychodach:
a) przychody zwolnione (trwałe różnice),
b) przychody niepodlegające opodatkowaniu w bieżącym roku,
c) przychody opodatkowane w roku bieżącym, ujęte wcześniej w księgach,
d) przychody opodatkowane, których nie ujmuje się w księgach.
Różnice w kosztach:
e) koszty niepodatkowe (trwałe różnice),
f) koszty niepodatkowe w bieżącym roku,
g) koszty podatkowe bieżącego roku, ujęte w księgach lat ubiegłych,
h) koszty podatkowe nieujmowane w księgach.
To obowiązkowy i bardzo szczegółowy element, który musi być zgodny z JPK.
5. Jak wykazywać nowe dane? (zasady techniczne)
Rozporządzenie określa również:
-
że NIP kontrahenta wykazuje się tylko jeśli został nadany,
-
że numer KSeF wykazuje się tylko gdy faktura jest z KSeF,
-
sposób wykazywania znaczników kont — zgodnie ze słownikami z załącznika do rozporządzenia.
PODSUMOWANIE – co to oznacza dla przedsiębiorców
Od 2026 r. księgi rachunkowe muszą być prowadzone bardziej szczegółowo i zawierać:
✔ NIP kontrahenta
✔ numery faktur z KSeF
✔ znaczniki kont księgowych
✔ pełne dane dot. środków trwałych i WNiP
✔ szczegółowe różnice pomiędzy wynikiem finansowym a podatkowym
Zmiany te są niezbędne, aby dane można było przesłać w formacie JPK_KR i prawidłowo powiązać z systemem KSeF.
Przepisy prawne
Źródło: Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno – Finansowych nr 29 (1252) z dnia 10.10.2025